Event-Helper | a1event

Highlights der Funktionalitäten

Der Event-Helper ist eine von Branchenpraktikern entwickelte SaaS-Lösung zur effizienten Planung, Steuerung und Durchführung von Veranstaltungen. Im Mittelpunkt steht die intelligente Unterstützung wiederkehrender Prozesse bei gleichzeitig hoher Flexibilität für individuelle Eventformate. Dadurch werden organisatorische Aufwände reduziert und die Qualität der Teilnehmererfahrung nachhaltig verbessert.

Die Anwendung ist unmittelbar einsatzbereit, da keine Installation erforderlich ist. Sie wird browserbasiert betrieben und ist sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Endgeräten verfügbar. Einrichtung und Bedienung können eigenständig durch IT-affine Mitarbeiter erfolgen; zusätzliche administrative Unterstützung ist in der Regel nicht notwendig.

Der Event-Helper kann in seiner mobilen Darstellung individuell an das CI einer Veranstaltung angepasst werden:

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Der Event Helper erstellt einen individuellen QR-Code, der als Einlassticket dient und mittels Handscanner erfasst wird. Es können im Vorfeld bereits Gruppenzugehörigkeiten definiert werden, welche im persönlichen Bereich des Event-Helpers farblich markiert werden

Mit dem Event Helper können sich die Teilnehmer für besondere Programmpunkte oder Workshops anmelden. Es kann die max. Teilnehmeranzahl angegeben werden und bis zum Erreichen kann der Programm-punkt gebucht werden. Zudem können weiterführende Infos (Uhrzeit, Treffpunkt, Inhalt) hinterlegt werden. Für kostenpflichtige Workshops können Teilnahmegebühren hinterlegt werden.( inkl. Abrechnung und Zahlungs-erinnerungen per mail bei Verzug - Stripe-Konto erforderlich)

Das Orga-Team kann den Ablauf in der Agenda sekundengenau darstellen und bei Bedarf on the fly anpassen. Powerpoint-Folien und andere Dateiformate (auch Audio) können pro Timeslot (Agendapunkt) hinterlegt- und auf dem mobilen Endgerät geöffnet werden. Neben Dateien können auch Verlinkungen (sowohl privat als auch öffentlich) hinterlegt werden.

Umfragen analog zu gängigen Umfragetools können direkt im Event-Helper ausgeführt werden – hierfür ist keine zusätzliche Lizenz notwendig. Die Antworten können sowohl anonym als auch namentlich (inkl. E-Mail) erfolgen. Der Kreis der Teilnehmer kann entsprechend der Gruppenzugehörigkeit selektiert werden. Zur Verfügung stehen u.a. Multiple Choice, Text, Bewertung, Zustimmung. Mit einer Benachrichtigung per E-Mail an die Nutzer kann zur Teilnahme an der Umfrage aufgefordert werden. Der E-Mail-Text kann individuell gestaltet werden.

In Räumen mit mehreren parallel stattfindenden Events (z.B. Infostände) können sich Interessierte Teilnehmer mit ihrem Handy auf einen Audiokanal des Vortragenden aufschalten und können so ungestört von Nebengeräuschen den Ausführungen folgen.

Für internationale Veranstaltungen kann eine live stattfindende Transkription auch in anderen Sprachen auf einer Leinwand abgebildet werden – künftig auch mittels Sprachübertragung.

Mit dem Event Helper kann das Orga-Team über einen Mobilfunk-Kanal – ähnlich wie bei Walkie-Talkies – mit den eigenen Handys kommunizieren und sich abstimmen.

Mit dem Event-Helper können auch mehrtägige Veranstaltungen geplant- und durchgeführt werden. Aufgrund der Rollenbasierten Nutzerführung (Admin, Moderation, Speaker, Crew, Gast) erhält ein registrierter Teilnehmer auch nur die für ihn bestimmten Informationen angezeigt.

Erstellen einer kategorienbasierten Equipment-Liste für Materialien, die auf der Veranstaltung benötigt werden – mittels manueller Eingabe oder zum einscannen mit Download-Funktion